Von Michaela Köser-Segschneider
aktualisiert am 04.08.2023 Projektlernen ist eine im Schulleben sehr verbreitete Methode. Aber wie können größere Projekte in der Schule gestaltet und organisiert werden? Komplexe Projekte bergen das Risiko, zu scheitern, im Chaos zu enden oder einfach nur das Ziel zu verfehlen. Eine Magementmethode namens Scrum kann dazu beitragen, komplexe Schulprojekte besser handhabbar zu machen.
Scrum hilft schnell auf Probleme zu reagieren
Scrum ist eine Projektmanagementmethode, die aus der Softwareentwicklung kommt und mittlerweile sehr populär geworden ist. Sie ist auch für die Organisation von Schulprojekten einsetzbar. Hier muss sie allerdings angepasst werden. In unserem Good-Practice- Erasmus+ Projekt hilft diese Methode uns, die verschiedenen Ergebnisse und Aktivitäten zu organisieren. Mit Scrum ist es einfach, die Aktivitäten und Ziele an sich ändernde Situationen während der Projektzeit anzupassen. Dies kann sehr wertvoll sein, da es im Schulleben oft Umstände gibt, die Anpassungen erfordern.
Es kann sein, dass die Nachrichtenquelle nicht mehr zur Verfügung steht, dass es eine Veränderung im Team gibt oder dass die Technologie nicht funktioniert. Für jede Lehrkraft ist es also eine bekannte Situation, dass es am Ende eines Projekts Teams gibt, die ohne zufriedenstellende Ergebnisse dastehen und sich auf einen Mangel an „Personal“ oder Ressourcen berufen.
Scrum – ein agiles Projektmanagement erobert die Wirtschaft
Scrum wurde entwickelt, um Software-Projekte zu organisieren. Es ist als eine agile Methode bekannt, um die Projektorganisation an sich ändernde Situationen anzupassen. In unserem Erasmus+ Projekt „My Way into the digitalized and globalized working world“ wenden unsere Kooperationspartner, die IT-Firma „adesso SE“ und auch die „Kreisparkasse Köln“ diese Methode an. Scrum findet zunehmend Verbreitung, da im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung IT-Unternehmen komplexe Software-Anwendungen für ihre Firmenkunden entwickeln und die Implantierung meist über die Methode Scrum erfolgt. Damit einher gehen flachere, flexiblere und sich selbst organisierende Teamstrukturen nach dem Scrum-Prinzip. Wir haben, als wir uns mit den Fachleuten auseinandersetzten, schnell die Chancen der besseren Qualität der Ergebnisse, der Flexibilität und der Transparenz der Prozesse erkannt.
Doch wie funktioniert Scrum und wie kann es in der Schule eingesetzt werden?
Bei Scrum konzentriert man sich nicht zu sehr auf ein Hauptziel oder ein Endergebnis, sondern teilt das Hauptziel in Product Backlogs auf, die kleinere und damit besser handhabbare Ziele darstellen. Ein Product-Backlog ist eine geordnete Liste mit allen wichtigen Komponenten für das Endprodukt. Es ist ein wichtiges Dokument, das auch die Anforderungen an das Ergebnis mitaufnimmt. Es kann eine Liste von Funktionen, Aktivitäten, Infrastruktur oder Produkten sein. In unserem Projekt wollen wir ein Journal mit den Projektergebnissen erstellen. Wir mussten also herausfinden, was die Themen sein sollten und wie wir sie präsentieren wollen. Wir wussten von Anfang an, dass wir keine endgültige Vorstellung vom Aussehen des Journals haben konnten, denn über die Projektdauer würden wir noch viel dazulernen. Wir wollten während des Projekts mit verschiedenen Experten zusammentreffen, die uns Anregungen geben würden, die wir berücksichtigen wollen. Und uns war auch bewusst, dass die rasante Entwicklung unseres Themas Digitalisierung und die damit verbundenen fortschreitenden technischen Möglichkeiten digitaler Apps und Tools es notwendig machen, offen für Entwicklungen zu sein und unsere Zeitschrift an diese neuen Ideen anzupassen. Also war und ist Scrum für uns die Methode der Wahl. Wir erstellten also eine Liste von Themen und Beitragsarten für unser Journal mit den jeweiligen Zuständigkeiten.
Die Lehrkraft als Manager vielfältiger Prozesse
Im Team muss es einen Verantwortlichen für das Produkt-Backlog geben, der der Product Owner ist. Der Product Owner gibt die Richtung vor und prüft, ob die anstehenden Ergebnisse den Anforderungen der Backlog-Liste entsprechen und ob Änderungsbedarf besteht. Bei Schulprojekten wäre dies die Lehrkraft, die entscheidet, ob das Ergebnis in Ordnung ist oder ob es an neue Entwicklungen angepasst werden muss und die Anweisungen gibt, Prioritäten zu setzen. Im Scrum gibt es neben dem Product Owner eine weitere Person, die für den Organisationsprozess verantwortlich ist: Dies ist der Scrum Master.
Der Scrum Master ist der Coach des Teams und sorgt dafür, dass das Team erfolgreich ist. Manchmal besteht die Notwendigkeit, Hindernisse aus dem Weg zu räumen. In anderen Projekten kann es notwendig sein, das Team zu motivieren und dem Team bei der Lösung von Teamkonflikten zu helfen. Bei Schulprojekten kann es vorkommen, dass eine Aufgabe für das Team zu schwierig ist. Dann könnte es dem Team helfen, kleinere Schritte zu schaffen oder das Team dabei zu unterstützen, bessere Informationen zu finden. Bei Schulprojekten ist es nicht so einfach zu entscheiden, wer der Scrum-Master sein soll. Es könnte die Lehrkraft oder einer der Schüler*innen sein. Die Lehrkraft ist diejenige, die auf der einen Seite einen großen Überblick hat, aber auf der anderen Seite dafür Sorge trägt, das Team verantwortlich zu machen. Die Lehrkraft sieht vielleicht nicht die Hindernisse zwischen den Teammitgliedern. Deshalb ist es unsere bevorzugte Methode, ein Teammitglied aus jedem Team als Scrum Master zu bestellen. Der Scrum Master ist auch dafür verantwortlich, den Fortschritt und die Hindernisse zu melden.
Die Lehrkraft muss Prozesse steuern
Der Managementprozess ist der Hauptteil eines Scrum-Projekts und einer der größten Unterschiede zu anderen Managementmethoden, bei denen das Ergebnis und das Produkt im Mittelpunkt des Managements stehen.
Im Scrum wird der Prozess in kurzfristige Sprints unterteilt. Sprints sind kurze Zeiträume für Arbeitsprozesse. Zwischen den Sprints gibt es Scrum-Sitzungen, bei denen das Team zusammenkommt, die als „Daily Scrum“ bezeichnet werden. In diesen Meetings berichtet jedes Team über den Fortschritt und die Hindernisse des letzten Arbeitstages und was es heute tun wird. In der Schule ist dies bei größeren Projekten von großem Vorteil vor jeder Einheit/Stunde zu tun. Bei diesen Daily Scrums werden drei Fragen in Kürze angesprochen: 1. Wo stehen wir jetzt? 2. Was sind die Probleme? 3. Was tun wir heute? Hierüber berichtet jede Gruppe. Die Transparenz steigt, denn wenn Gruppen über ihre Fortschritte und Probleme berichten, können andere Teams Verbesserungsvorschläge machen und ihre Ergebnisse reflektieren, um zu sehen, wo sie stehen. Es ist also weniger wahrscheinlich, dass eine Gruppe unbemerkt zurückfällt.
Tägliche Scrums zeigen den Teilnehmern, wo sie stehen
In unserem Schulprojekt haben wir Daily Scrums bei durchgeführt. Dabei müssen Verbesserungen und Hindernisse vom Team identifiziert und dem Scrum Master des Teams mitgeteilt werden. Der Scrum Master präsentiert dem Lehrer als Product Owner und der gesamten Gruppe den Stand der Arbeit. Es werden Lösungen diskutiert und die nächsten Schritte festgelegt. In einem Projekt haben wir ein TV-Magazin mit Videoclips erstellt. Die Schülerinnen und Schüler schrieben die Filmdrehbücher und mussten viele Entscheidungen treffen. Als die Drehbücher fertig waren, nahmen sie Videos und Bilder auf, sprachen die Nachrichten und mussten mit der Technik, wie Green Screen und Videoschnitt, umgehen. Dies war ein sehr komplexer Prozess. Er war nur durch die Entwicklung kleinerer Sprints zu bewältigen, in denen wir viel miteinander diskutierten und voneinander lernten. Auch die Lehrkraft lernt in diesem Prozess. Sie setzt sich mit den Herausforderungen und Problemen auseinander ohne die einzige Lösung zu haben, vielmehr muss sie Prioritäten setzen entscheiden, welche Problemlösung einen Versuch wert ist oder wann ein Schnitt gemacht werden muss und das Ergebnis so stehe bleibt. Dies ist ein sehr dynamisches Lernen. Der Status des Projekts und die Ergebnisse des Teams sind für alle transparent.
Evaluiert werden nicht nur Ergebnisse sondern auch Team Prozesse
Im Scrum-Evaluationsprozess sind zwei Schritte notwendig: Schritt eins: Sprint-Review-Meeting, Schritt zwei: Sprint-Retrospektive. Am Ende eines jeden Sprints bewertet das Team das Produkt in einem Review-Meeting. Das Ergebnis wird überprüft und mit den Vorgaben des Backlogs abgeglichen. Änderungen können vorgenommen werden oder es kann auch sein, dass man ein nicht so gutes Ergebnis stehen lässt und die Lehren für das nächste Mal gemeinsam mit den Schülern zieht. Neu gegenüber anderen Managementmethoden ist die Sprint Retrospektive. Die Retrospektive konzentriert sich auf den Team-Prozess und will den Lern- und Arbeitsprozess verbessern. Das Lernen und Arbeiten soll im nächsten Sprint effizienter und angenehmer werden. In unserem Projekt haben wir Mind Maps für das Review Meeting verwendet. Die Studierenden fügten Bewertungsaspekte zu den verschiedenen Produkten hinzu (z.B. Skripte, Videos, …) und verglichen sie mit den Standards, die im Backlog festgelegt wurden. Für die Retrospektive helfen dem Team verschiedene Kommunikationsspiele bei der Analyse des Arbeitsprozesses.
Die Unterstützer aus der Praxis
In Schulen ist das Management-Tool Scrum nicht bekannt, deshalb baten wir Unternehmen um Unterstützung, um mehr über diese Methode zu erfahren. Die Kreissparkasse Köln stellte uns einen Scrum-Workshop mit dem Titel „Bau einer Marsmission“ zur Verfügung, bei dem die Schülerinnen und Schüler eine Stadt auf dem Mars mit Legosteinen und Bastelmaterial bauen mussten. Sie mussten die gesamte Infrastruktur schaffen, die zum Leben auf diesem Planeten notwendig ist. Zuerst entschieden sie über die Gebäude und ihre Größe und legten sie in den Rückstand. In mehreren Sprints schufen sie die Gebäude. Nach jedem Sprint gab es eine Überprüfung und eine rückblickende Bewertung, bei der die Schülerinnen und Schüler lernten, für den nächsten Sprint kreativer und effizienter zu sein. Die It-Consultant Firma adesso SE lud uns ein, uns einige ihrer Projekte vorzustellen, in denen sie digitale Prozesse für Unternehmen erstellt und implementiert haben und dabei Scrum eingesetzt haben. Die Studenten hatten dort auch die Möglichkeit, an kleinen Projekten zu arbeiten, um mehr über Scrum, die Digitalisierung in Unternehmen und das Design Thinking als Problemlösungsmethode zu erfahren.
Jetzt nach erfolgreichem Abschluss des „My Way Projekts“ haben wir ein neues Erasmus+ Projekt beantragt und bewilligt bekommen. Das Scrum Management ist fester Bestandteil geworden. Von 2018 zu 2023 können wir auch feststellen, dass auch an Schulen Scrum populärer wird. Wir wollen mit diesem Projekt nun dazu beitragen, die Management Methode für Schulen zu testen und anzupassen. Wir berichten über unser Vorgehen und erstellen Tutorials.
MY WAY - MY PLAN 